CTIシステムの機能一覧｜整備工場・板金工場・車販店の電話で使う着信表示と顧客メモ

CTIシステムは、電話とパソコンをつないで、着信と同時に相手の情報を画面に出す仕組みです。言葉の意味は姉妹サイトのおもてなし接客管理システムのサイトに譲り、ここでは日本カーネットが自動車整備・板金・販売業の会社向けに提供するCTI「デジクラ」の標準機能16個を、電話が鳴った瞬間から切った後までの順に紹介します。

CTIシステムでできることの全体像

CTIシステムでできることは、「出る前に相手を知る」「話しながら記録する」「切った後に履歴を探す」の3つにまとめられます。デジクラでは月額9,800円～（税別、別途初期費用）の標準機能に16個の機能が含まれ、着信と同時にパソコンやタブレットのブラウザへお客様名、前回の着信日、前回までのメモが出ます。コールセンター向けのCTIシステムによくある自動音声の案内や、待っている電話を席に振り分ける仕組みは入っていません。整備工場や板金工場、中古車販売店の代表電話を受付の1〜3人で取り、手が空いた整備士や営業がときどき出る、という使い方に合わせた道具です。通話の自動録音、文字起こしとAI要約、SMS送信、スマホでの着信表示は標準に含まれず、オプションで対応します。

場面	標準機能	分かること・減ること
着信時	顧客情報表示、デスクトップ通知、複数台同時表示、同時着信の表示、着信先の名称表示、通話相手写真、当日着信数と累計件数、前回着信日	誰から、どの番号に、今日何回目か
通話中	顧客対応メモ、着信タグ付け、着信から顧客登録、電話番号グルーピング、Google Map連携	用件の記録、新規のお客様の登録、住所の確認
通話後	着信履歴、発信履歴、折り返しフラグ	出られなかった電話、かけた相手、かけ直す相手

着信時に画面へ出るCTIの機能8つ

着信時に使う機能は、電話に出る前の数秒で「誰から」「どの番号に」「今日何度目か」を見せるためのものです。デジクラでは8つの機能がこの役目を受け持ちます。登録済みのお客様なら、呼び出し音の間に名前と前回の着信日が画面に出るため、受話器を取って最初の一言を「○○様、いつもありがとうございます」にできます。整備工場なら車検の予約か、修理の見積の返事かを想像してから出られますし、中古車販売店なら商談中のお客様かどうかが分かります。見積書を作っている最中でも、画面の隅の通知で着信に気づけます。受付と工場で同じ着信を見ることもできます。2本同時に鳴ったら、どちらを先に取るかをその場で決めます。

着信時に顧客情報表示

着信と同時に、登録済みのお客様の名前、住所、前回までのメモをブラウザに出します。「どちら様でしょうか」と聞き直す回数が減ります。顧客情報表示の記事

デスクトップ通知

ほかのソフトを使っていても、パソコンの画面に着信を知らせます。見積や請求の作業中に呼び出し音を聞き逃しても、目で気づけます。デスクトップ通知の記事

複数台同時表示

同じ着信を、受付のパソコンと工場のタブレットなど複数の端末に同時に出します。受付が電話中でも、工場側で誰からの電話か分かります。複数台同時表示の記事

複数同時着信時のお客様情報表示

2本以上の電話が同時に鳴ったとき、それぞれの相手を並べて表示します。車検の予約と部品屋さんの営業が重なっても、出る順番を決められます。同時着信の表示の記事

着信先の名称表示

代表番号、車検の予約用の番号など、どの番号にかかってきたかを名前で出します。番号を複数持つ店で、出る前に用件の見当が付きます。着信先の名称表示の記事

通話相手写真

お客様ごとに写真を1枚登録し、着信時に表示します。同じ名字の常連さんや、取引先の会社のロゴで人違いを防げます。通話相手写真の記事

当日着信数・トータル着信件数

今日その番号から何回かかってきたか、これまでの累計は何件かを出します。午前中に3回鳴っていれば、急ぎの用件だと見当が付きます。着信件数の記事

前回着信日

その番号から前にかかってきた日を出します。先週見積を出したお客様か、1年ぶりの電話かが出る前に分かります。前回着信日の記事

通話中に使う顧客管理の機能5つ

通話中に使う機能は、話しながら用件を残し、新しいお客様をその場で台帳に入れるためのものです。デジクラでは5つの機能がこの役目を持ちます。紙の伝言メモや付箋は、渡し忘れや紛失が起きます。次の電話で前回のメモを探すのも大変です。着信ごとにメモを残しておけば、次の着信で画面に前回の用件が出ます。初めてのお客様の電話は、着信の画面からそのまま名前を付けて登録でき、家族の携帯や会社の番号もひとりのお客様にまとめられます。引取や出張の依頼なら、登録した住所からGoogleマップを開いて場所を確かめながら話せます。電話を切ってから入力し直す作業が減るのが、通話中の機能を使う一番の効き目です。

顧客対応メモ

着信ごとに用件をメモとして残し、履歴として積み上がります。「先週の見積の件」と言われても、前回のメモを見ながら話せます。顧客対応メモの記事

着信タグ付け

着信に「予約」「見積」「営業電話」などのタグを付けて分けます。営業電話に印を付けておけば、後から一覧で見分けられます。着信タグの記事

着信から顧客登録

登録されていない番号からの着信を、そのまま顧客として登録します。初めての問い合わせでも、次からは名前で表示されます。着信から顧客登録する方法

電話番号グルーピング

自宅、携帯、会社など複数の番号を、ひとりのお客様にまとめます。どの番号からかかってきても同じお客様として出ます。電話番号グルーピングの記事

Google Map連携

登録した住所をGoogleマップで開きます。引取や納車、出張整備の場所を、電話をつないだまま確かめられます。Googleマップ連携の記事

通話の後に使う履歴と折り返しの機能3つ

通話の後に使う機能は、出られなかった電話とかけ直すべき相手を、会社の誰が見ても分かる形で残すためのものです。デジクラでは着信履歴、発信履歴、折り返しフラグの3つが受け持ちます。着信履歴には、休日や夜間、留守番電話に切り替わった着信、話し中だった着信まで残り、キーワードで検索したりエクスポートしたりできます。定休日明けの朝に一覧を開けば、休みの間に誰から電話があったかが分かり、かけ直す順番を決められます。発信履歴は、車検の案内や納車の連絡を誰にかけたかの確認に使います。かけ直しが必要な着信には折り返しフラグを立て、済んだら外します。受付が1人でも、フラグの残りを見れば今日やり残した電話が分かります。

着信履歴

すべての着信を一覧にし、名前やキーワードで検索できます。休日、夜間、留守番電話、話し中の着信も確認でき、エクスポートもできます。着信履歴の記事

発信履歴

こちらからかけた電話の記録です。車検の案内や部品入荷の連絡を、誰がいつかけたかを後から確かめられます。発信履歴の記事

折り返しフラグ

かけ直しが必要な着信に印を付けます。印が残っている電話がまだ折り返していない電話です。折り返しフラグの使い方

CTIシステムのオプション機能と標準機能の違い

デジクラの標準機能は、ここまでの16個です。月額9,800円～（税別）に含まれ、別途初期費用がかかります。パソコンやタブレットなどの機器は利用者の側で用意します。標準に含まれないものとして、通話の自動録音、録音の文字起こしとAI要約、SMS送信、スマホでの着信表示があり、これらはオプションで対応しています。オプションの料金はお問い合わせください。比べるときは、使いたい機能が標準かオプションかを先に確かめておくと、見積の食い違いが起きません。料金の内訳と比べ方はクラウドCTIの料金と選び方に、デジクラの料金は料金のページにまとめています。

CTIシステムが向く整備工場・板金工場・車販店と向かない店

CTIシステムが向くのは、受付が少人数で、常連のお客様からの電話が多い店です。車検や点検の時期に、受付1人で予約の電話をさばくような店では、出る前に相手が分かるだけで、聞き直しや取り次ぎの手間が目に見えて減ります。一方、電話がほとんど鳴らない店や、かかってくる電話の大半が初めての相手という店では、画面に出す情報が少なく、効果が出るまで時間がかかります。顧客の登録が進むほど役に立つ道具なので、最初の数か月は着信から登録する作業を受付の習慣にする必要があります。また、ブラウザで使う仕組みのため、インターネット回線が止まると画面に情報が出ません。

DREAM POWERの顧客台帳と一緒に使う場合

整備システム・整備ソフト DREAM POWER（ドリームパワー）に登録したお客様の顧客名と電話番号は、デジクラの着信画面に出ます。顧客台帳を二重に作らずに済みます。車両や車検の満了日、入庫と見積の管理はDREAM POWERの仕事です。詳しくはDREAM POWERとの連携のページへ。DREAM POWERを契約していない会社も、デジクラだけを申し込めます。

よくある質問

Q. CTIシステムとビジネスフォンの違いは何ですか？

ビジネスフォンは電話を受けて内線で回すための電話機と主装置です。CTIシステムはその着信をパソコンにつなぎ、相手の情報を画面に出します。お使いの回線や電話機で使えるかは、お問い合わせの際に確認します。

Q. 16個の機能は全部、月額9,800円～に含まれますか？

はい。16個は標準機能で、月額9,800円～（税別）に含まれます（別途初期費用）。録音やSMS送信などはオプションです。

Q. 社員が少ない整備工場でも使う意味はありますか？

あります。受付が1人の工場や、整備士が電話を兼ねる工場ほど、出る前に相手が分かる効き目は大きくなります。ただ、登録が進むまでは名前が出ない着信も多いので、始めの数か月は着信から顧客登録を続けてください。