着信先の名称表示｜ひかり電話を法人で使う店の代表番号と車検専用番号のどれにかかったかを出す

会社で電話番号を2つ以上持っている整備工場や板金工場、車販店は少なくありません。代表番号のほかに、車検の予約専用の番号、中古車の問い合わせ用の番号、FAX兼用の番号、広告ごとに変えた番号など、用途ごとに番号を分けている店もあります。ところが電話が鳴ったとき、どの番号にかかってきたのかは、電話機の設定しだいで分からないことがあります。日本カーネットのCTI「デジクラ」の着信先の名称表示は、かかってきた番号に「代表」「車検予約」のような名前を付けて、着信画面に表示する機能です。この記事では、何が分かるのか、番号の分け方の例、設定の手順と注意点を説明します。

着信先の名称表示で分かること

着信先の名称表示とは、お客様が店のどの電話番号に電話をかけてきたかを、あらかじめ付けておいた名前で着信画面に表示する機能です。月額9,800円～（税別）の標準機能に含まれます。お客様の名前が「誰から」を教えてくれるのに対し、着信先の名称は「何の用件か」の手がかりになります。たとえば車検の案内はがきに車検予約専用の番号を載せておけば、その番号への着信は車検の予約か問い合わせだと分かり、受付は「車検のご予約でしょうか」と切り出せます。中古車の広告に載せた番号への着信なら、在庫車の問い合わせです。登録の無いお客様からの電話でも、どの番号にかかったかは分かるので、名前が出ない新規のお客様の電話で特に役に立ちます。番号ごとに電話に出る担当を決めておけば、取り次ぎの手間も減ります。

電話機によっては、番号ごとに着信音を変える鳴り分けの設定ができます。ただ、鳴り分けは音を聞き分けられる人にしか伝わらず、新人の受付は音だけでは区別できません。画面に文字で出るほうが、誰が見ても同じように分かります。

番号を分けている整備工場・板金工場・車販店の例

着信先の名称表示を活かすには、番号の使い分けがはっきりしていることが前提です。自動車業の店でよくある分け方を表にしました。

番号の名前（例）	載せる場所	かかってくる用件	出る人
代表	看板、名刺、ホームページ	あらゆる問い合わせ	受付
車検予約	車検案内はがき、店頭のチラシ	車検の予約、日程の変更	フロント
中古車	在庫の広告、販売サイト	在庫車の問い合わせ、商談	車販の営業
板金・事故	保険会社、レッカー会社への案内	事故車の入庫、保険の連絡	工場長

番号が増えても、着信先の名前が画面に出ていれば、受付は「どの用件の電話か」を出る前に知れます。車検の繁忙期に車検予約の番号への着信が集中しているなら、フロントの人数を増やすといった判断にも使えます。

ひかり電話を法人で使う店の番号の持ち方

会社で複数の番号を持つ方法はいくつかあります。NTT東日本・西日本のひかり電話には、1つの契約に電話番号を追加できるオプションがあり、事業所向けのひかり電話やビジネスフォンの契約では、さらに多くの番号を扱えます。番号を追加する費用や上限は契約の種類で変わるため、電話会社の案内で確かめてください。ここで気をつけたいのは、番号を増やしても、電話機の側でどの番号への着信かを分けて表示する設定をしていなければ、受けた人には区別がつきません。デジクラの着信先の名称表示は、この区別を電話機ではなくパソコンやタブレットの画面で行います。なお、デジクラで表示する番号を増やす場合の条件と費用は、お問い合わせください。

1. 店で使っている電話番号をすべて書き出す
2. 番号ごとに、どこに載せているか、どんな用件がかかってくるかを決める
3. 番号ごとに、画面に出す名前（代表、車検予約など）を決める
4. デジクラで番号ごとの名前を設定し、試しの着信で表示を確かめる
5. 番号ごとに、最初に出る担当を決めて店で共有する

着信先の名称表示の注意点と向かないケース

着信先の名称表示は、番号の使い分けをお客様が守ってくれることが前提です。実際には、車検の予約をしたいお客様が代表番号にかけてきたり、中古車の問い合わせ用の番号に修理の相談が来たりします。名前は用件の見当をつけるために使いましょう。決めつけは禁物です。また、番号を増やしすぎると、どの番号を何に使うのか店の中でも分からなくなります。小さな店なら、代表と車検予約の2本程度から始めるのが扱いやすいです。慣れてから増やしても遅くありません。電話番号を1つしか持っていない店では、着信先は常に同じなので、この機能を使う場面はありません。

• 名前は用件の見当に使い、必ず用件を確かめる
• 番号は増やしすぎない
• 番号を載せた広告やはがきが古くなったら、番号の名前も見直す

DREAM POWERと一緒に使う場合

整備システム・整備ソフトのDREAM POWER（ドリームパワー）を使っている店では、DREAM POWERに登録したお客様の顧客名と電話番号がデジクラの着信画面に出ます。着信先の名前と組み合わせると、「山田様から、車検予約の番号に着信」と分かります。顧客台帳をデジクラ用に作り直す必要はありません。車検満了日や入庫の予定はDREAM POWER側で管理する情報なので、車検予約の番号への着信を受けたら、予約の空きをDREAM POWERで確かめて答える流れになります。車検の案内はがきをDREAM POWERから出している店では、はがきに載せる番号を車検予約専用にしておくと、案内から予約までの流れが分かりやすくなります。詳しくはDREAM POWERとの連携をご覧ください。

よくある質問

Q. 番号はいくつまで名前を付けられますか？

代表番号や問い合わせ専用番号など、店で使っている番号ごとに名前を付けられます。表示する番号を増やす場合の条件と費用はお問い合わせください。

Q. フリーダイヤルにも名前を付けられますか？

お使いの番号の種類によって確認が必要です。フリーダイヤルなどを使っている場合は、申し込みの前にお問い合わせください。

Q. 電話機の設定で番号ごとに鳴り分けているのですが、それでも意味はありますか？

電話機の鳴り分けは、電話機の前にいる人にしか分かりません。デジクラの画面に名前が出れば、事務所や工場など電話機から離れた場所でも、どの番号にかかったかが分かります。複数の端末に出す方法は複数台のパソコン・タブレットに同時表示するで紹介しています。