着信履歴を会社で共有・検索する｜休日・夜間・話し中の着信も一覧で残す

定休日明けの朝、電話機の着信履歴を1件ずつ送りながら、番号をメモ用紙に書き写す。そんな作業をしている整備工場や板金工場、販売店は少なくありません。電話機の小さな画面では、誰からの電話か分からない番号も多く、話し中だった着信はそもそも残らないことがあります。日本カーネットのCTI「デジクラ」の「着信履歴」は、会社にかかってきた電話を一覧で残し、スタッフ全員で見られるようにする機能です。休日や夜間、留守番電話、話し中の着信も確かめられます。

会社の電話の着信履歴を共有・検索する機能とは

会社の電話の着信履歴を共有・検索する機能とは、かかってきた電話をすべて一覧に残し、パソコンやタブレットのブラウザからスタッフの誰でも見たり探したりできるようにするCTIの機能です。この機能は月額9,800円～（税別、別途初期費用）の範囲で使える標準機能です。一覧には着信の日時と番号が並び、登録済みのお客様なら名前で表示されます。休日や夜間の着信、留守番電話に切り替わった着信、話し中でつながらなかった着信も確かめられるのが特徴です。キーワードで検索できるので、「先月電話をくれた鈴木様」のような探し方もできます。一覧はエクスポートできるため、表計算ソフトに取り込んで月ごとの着信数を数えることもできます。

ビジネスフォンの着信履歴とCTIの着信履歴の違い

ビジネスフォンや家庭用の電話機の着信履歴と、CTIの着信履歴の違いは、残る件数、見られる場所、名前が出るかどうかの3つです。電話機の履歴は機種ごとに残せる件数に限りがあり、古いものから消えていくのが普通です。見られるのもその電話機の前に立った人だけです。電話帳に登録していない番号は番号のまま並ぶため、誰からの電話かは記憶に頼ることになります。CTIの着信履歴は会社の画面に残るので、受付でも工場でも同じ一覧を見られ、登録済みのお客様は名前で並びます。電話機の操作方法を覚えていない新人でも、ブラウザなら探しやすいでしょう。ビジネスフォンの着信履歴の見方は機種ごとに違うので、まずは今の電話機で何件まで残るかを確かめておくと、比べやすくなります。

比べること	電話機の着信履歴	CTIの着信履歴
見られる場所	その電話機の前だけ	ブラウザを開いた端末
名前の表示	電話帳に登録した番号だけ	登録済みのお客様は名前で並ぶ
検索	送って探す	キーワードで検索
休日や話し中の着信	機種による	確かめられる
取り出し	難しい	エクスポートできる

休日・夜間・話し中の着信を一覧で確かめる

休日や夜間、話し中の着信を一覧で確かめられると、店が閉まっている間や電話がふさがっている間に誰から電話があったかを、翌朝や手が空いたときにまとめて拾えます。整備工場では、日曜や祝日の定休日に、事故や故障のお客様から電話が入ることがあります。休み明けの朝に一覧を開けば、休み中の着信が名前付きで並ぶので、急ぎのお客様から順にかけ直せます。車検の時期のように電話が重なる日は、受付が通話している間にかかってきた電話が話し中になりがちです。こうした着信も一覧に残るので、通話を終えてから確かめられます。中古車販売店なら、夜間に在庫車の問い合わせを入れたお客様に、朝一番で連絡を返せます。かけ直す電話には折り返しフラグを付けておくと、二重にかける心配もありません。

着信履歴の見方と検索・エクスポートの手順

手順は3段階。開く、探す、取り出すです。普段は、受付のパソコンで一覧を開いておき、出られなかった電話がないかを1日に数回見ます。特定のお客様を探すときは、名前や番号の一部をキーワードに入れて検索します。「先週の木曜に電話をくれたはずの人」のような探し方なら、日付で一覧をたどります。月に1回は一覧をエクスポートし、表計算ソフトで曜日や時間帯ごとに着信数を数えてみてください。月曜の午前中に電話が集まる、車検の案内を出した翌週に増える、といった傾向が数字で見えてきます。分かった傾向は、受付の人数や昼休みの取り方を決める材料になります。こちらからかけた電話は発信履歴で確かめます。

• 一覧を開いて、出られなかった着信がないかを見る
• 名前や番号の一部をキーワードにして検索する
• 休み明けは、休日と夜間の着信から先に確かめる
• 月に1回エクスポートし、曜日や時間帯ごとの着信数を数える

着信履歴を使うときの注意点

着信履歴を使うときの注意点は、取り出したデータの扱いと、名前が出ない着信の扱いの2つです。エクスポートしたファイルには、お客様の名前と電話番号が入っています。個人のパソコンやUSBメモリに持ち出さず、会社で決めた場所に保存し、使い終わったら消すようにしてください。番号を通知しない着信は、一覧に残っても相手が分かりません。登録の無い番号からの着信は番号だけが並ぶので、誰からか分かった時点で着信から顧客登録しておくと、次からは名前で並びます。ブラウザで使う仕組みなので、インターネット回線が止まっている間は画面で一覧を見られません。回線の工事の日は要注意です。

DREAM POWERと着信履歴を組み合わせる

整備システム・整備ソフト DREAM POWER（ドリームパワー）と組み合わせると、DREAM POWERの顧客名と電話番号がデジクラの着信画面に出ます。そのため、着信履歴に並ぶお客様の多くが、最初から名前で表示されます。休み明けの朝に一覧を見て、かけ直す相手が分かったら、入庫の予定や車検の満了日、見積の中身をDREAM POWERの画面で確かめてから電話をかける、という流れになります。休日の電話から入った入庫の相談も、DREAM POWERの入庫の予定と見比べて日取りを決めます。電話の記録はデジクラ、車と作業の予定はDREAM POWER、と分けて使ってください。詳しくはDREAM POWERとの連携で説明しています。

よくある質問

Q. 留守番電話にメッセージが入ったかどうかも分かりますか？

デジクラの着信履歴では、留守番電話に切り替わった着信も確かめられます。メッセージの中身を聞くのは、お使いの電話機や電話会社の留守番電話の操作になります。

Q. 着信履歴はどのくらい前まで見られますか？

保存の期間や件数は、契約の際にご説明します。長く残したいデータは、定期的にエクスポートしておくと安心です。

Q. 複数の店舗の着信をまとめて見られますか？

店舗ごとの番号や回線の構成によって変わるため、お問い合わせの際に確認します。1つの店で複数の番号を使っている場合は、着信先の名称表示でどの番号への着信かを見分けられます。