担当者が休み・不在のときの電話対応の例文｜「戻り次第」の後に何を伝えて何を残すか

「担当の者は本日お休みをいただいております」。言い慣れた一言でも、その後に何を言えばいいかで手が止まる人は多いものです。休みと言ってよいのか、理由まで言うべきか、いつ戻るかを伝えるべきか。この記事は、担当者が休みや不在のときの電話対応の例文集です。休み、外出、会議中、電話中、作業中の場面ごとに、そのまま使える言い方をまとめ、整備工場や板金工場、中古車販売店でよくある場面の例文も載せました。

担当者が不在のときの電話対応の基本

担当者が不在のときの電話対応は、「不在であること」「いつ戻るか、いつ連絡できるか」「どうするかの提案」の三つを、この順に伝えるのが基本です。最初に不在を伝え、次に戻りの目安を言い、最後に「戻り次第、折り返しお電話いたしましょうか」「よろしければご用件を承ります」と相手に選んでもらいます。不在の理由は詳しく言わなくてかまいません。「外出しております」「席を外しております」で十分で、私用や病気などの事情を話す必要はありません。戻りの時間ははっきり分かる範囲で伝えます。分からないのに「すぐ戻ります」と言うと、相手は待ち続けることになります。社内の人を話すときは敬語を使わず、「佐藤さん」ではなく「佐藤」と呼び捨てにし、「おっしゃっていました」ではなく「申しておりました」とします。最後に、相手の名前と連絡先を確かめ、自分の名前を名乗って電話を終えます。

不在の電話で伝える順番

1. 不在であること（理由は簡単に）
2. 戻りの時間か、連絡できる日
3. 折り返しか、用件を預かるかの提案
4. 相手の名前と連絡先の確認
5. 自分の名前

担当者が休みのときの例文

担当者が休みのときは、「本日は休みをいただいております」と伝え、次に出社する日を言います。「休み」とだけ言うと、相手はいつ連絡がつくのか分からず困るので、出社日を添えるのがこつです。休みの理由は言いません。有給休暇でも、病気でも、家の用事でも、「休みをいただいております」の一言で済ませます。長い休みの場合は、代わりに対応できる人がいるかを伝えます。「休暇中」「お休み」など、言い方はいくつかありますが、社外の人に対しては「お休み」と「お」を付けず、「休みをいただいております」とへりくだるのが一般的です。相手が急いでいるようなら、ほかの人で分かる範囲を伝えるか、担当者に連絡を取ってみると提案します。ただし、休みの社員の携帯番号を相手に教えるのは避けます。どうしても急ぎなら、こちらから担当者に連絡し、担当者から折り返させる形にします。

1日の休み

「申し訳ございません。佐藤は本日休みをいただいております。明日は出社いたしますので、戻り次第、こちらからお電話いたしましょうか。」

数日の休み

「申し訳ございません。佐藤は25日まで休みをいただいております。お急ぎでしたら、私、山田がご用件を承りますが、いかがいたしましょうか。」

相手が急いでいるとき

「お急ぎでいらっしゃいますね。佐藤に連絡を取ってみますので、一度お電話を切らせていただき、折り返しご連絡してもよろしいでしょうか。」

担当者が外出、会議、電話中のときの例文

外出、会議、電話中のときは、戻りの時間が読めるかどうかで言い方を変えます。外出なら「外出しており、15時ごろ戻る予定です」と時刻を言えます。会議は終わりの時間が分かればそれを伝え、分からなければ「会議中で、終わりの時間が分かりかねます」と正直に言ったうえで折り返しを提案します。電話中なら数分で終わることが多いので、「ほかの電話に出ております。終わり次第、折り返しいたしましょうか、それともこのままお待ちいただけますか」と選んでもらいます。待ってもらう場合も、1分を超えたら一度電話に戻り、「お待たせして申し訳ございません。まだ長引きそうですので、折り返しでもよろしいでしょうか」と確かめます。保留音のまま何分も待たせるのは、どんな言い方をしても印象を悪くします。「すぐ戻ります」「少々お待ちください」は、本当にすぐの場合だけ使います。

外出中

「申し訳ございません。佐藤はただいま外出しております。15時ごろ戻る予定ですので、戻り次第お電話いたしましょうか。」

会議中

「佐藤はただいま会議に入っております。16時には終わる予定です。終わりましたら、こちらからご連絡いたします。」

ほかの電話に出ているとき

「あいにく佐藤はほかの電話に出ております。終わり次第、折り返しお電話いたしましょうか。」

席を外しているとき

「佐藤はただいま席を外しております。戻りましたら、すぐにお電話を差し上げます。」

担当者が退職、異動したとき

担当者がもういない場合は、隠さずに伝えます。「佐藤は退職いたしました」と事実だけを言い、理由は話しません。そのうえで「これからは私、山田が担当させていただきます」と新しい担当を名乗ります。前の担当者と進んでいた話があれば、内容を確かめてから折り返すと伝えます。

「申し訳ございません。佐藤は先月で退職いたしました。今後は私、山田が担当いたします。佐藤とお話しされていた件を確認いたしまして、本日中に改めてご連絡いたします。」

整備工場・板金工場・中古車販売店の担当者不在の電話の例文

整備工場や板金工場、中古車販売店では、担当者が「作業中」「試乗に同行中」「納車に出ている」という不在がよくあります。どれも戻りの時間が読みにくいので、時間を約束しすぎないのがこつです。

整備士が作業中のとき

「申し訳ございません。担当の整備士はただいま作業に入っております。手が空き次第、本日中にお電話いたします。お車のご様子のお問い合わせでしたら、分かる範囲で私からお伝えいたしますが、いかがいたしましょうか。」

営業が試乗や商談に出ているとき

「佐藤はただいまお客様のご案内中でございます。終わり次第、折り返しご連絡いたします。お急ぎのご用件でしたら承りますが、いかがいたしましょうか。」

引取や納車で外に出ているとき

「佐藤はただいまお車のお届けに出ております。17時ごろ戻る予定です。戻りましたら、すぐにお電話いたします。」

担当者が休みで、お客様が車の状態を聞きたいとき

「担当の佐藤は本日休みをいただいております。お車の作業の状況は、工場の者に確認してから折り返しお伝えいたします。30分ほどお時間をいただいてもよろしいでしょうか。」

「戻り次第」の後に残す伝言の例

例文で電話を終えたら、担当者に伝える伝言を残します。電話口で「戻り次第お電話します」と約束しても、担当者に伝わらなければ約束は守れません。伝言に書くのは、相手の名前と会社名、連絡先、用件、急ぎかどうか、折り返しを約束した時刻、受けた人の名前と時刻です。約束した時刻を書いておくのが大事で、「本日中に折り返すとお伝え済み」と一行あれば、担当者は優先順位をつけられます。お客様の車の件なら、車名とナンバーも書きます。担当者が休みの日の電話なら、翌朝の出社後すぐ目に入る場所に置くか、誰でも見られる場所に残します。紙のメモは机の上で埋もれやすいので、置き場所を決めておきます。書き方の型は電話の伝言メモの書き方とテンプレートにまとめています。

デジクラ（日本カーネットのCTI）では、着信ごとに顧客対応メモを残せて、次にそのお客様から電話があったときにも前回のメモが画面に出ます。誰がかけ直すかは折り返しフラグで印を付けられます。どちらも月額9,800円～（税別、別途初期費用）の標準機能です。整備・車販システム DREAM POWER の顧客名と電話番号をそのまま着信画面に使うこともできます（DREAM POWER 連携）。担当者が不在のときの社内の動き方まで整えたい場合は、おもてなし接客管理システムのサイトも参考にしてください。

よくある質問

Q. 担当者が休みのとき、休みの理由を伝えるべきですか？

伝えなくてかまいません。「本日は休みをいただいております」で十分です。かわりに、次に出社する日を伝えると相手が予定を立てやすくなります。

Q. 担当者の戻り時間が分からないときは何と言えばいいですか？

「戻りの時間が分かりかねますので、戻り次第こちらからお電話いたします」と言い、相手の都合のよい時間帯を聞いておきます。分からないのに「すぐ戻ります」とは言わないようにします。

Q. 相手が担当者の携帯番号を教えてほしいと言ってきたら？

社員の携帯番号は教えず、「こちらから佐藤に連絡を取り、折り返しお電話させます」と伝えます。急ぎの場合は、電話を切ってすぐ担当者に連絡します。

Q. 「お休みをいただいております」は正しい敬語ですか？

社外の人に話すときは、身内の休みに「お」を付けず「休みをいただいております」とするのが一般的です。社内の人の名前も「さん」を付けずに呼びます。