複数台のパソコン・タブレットに同時表示する｜受付と工場で同じ着信を見る固定電話の連動

整備工場では、電話が鳴る場所と、電話の用件が分かる人のいる場所が離れていることがよくあります。電話は事務所で鳴るのに、車の状態を知っている整備士は工場のリフトの下にいる、という具合です。受付が電話に出て、工場まで聞きに行って、戻ってきて答える。この往復が1日に何度もあると、受付も整備士も作業が止まります。日本カーネットのCTI「デジクラ」の複数台同時表示は、会社の固定電話への着信を、受付のパソコン、事務所のパソコン、工場のタブレットなど複数の端末に同時に表示する機能です。この記事では、何が分かるのか、どこに何を置くとよいのか、手順と注意点を説明します。

複数台同時表示で分かること・減ること

複数台同時表示とは、会社の固定電話に着信があったとき、デジクラを開いている複数のパソコンやタブレットに、同じ着信と顧客情報を同時に表示する機能です。月額9,800円～（税別）の標準機能に含まれ、機器のパソコンやタブレットは利用者が用意します。たとえば受付のパソコン1台、事務所のパソコン1台、工場のタブレット1台の計3台に表示する設定にしておけば、着信と同時に3か所で「○○様から着信」と分かります。工場の整備士は、リフトの下からタブレットをちらっと見るだけで、作業中の車のお客様からの電話かどうかが分かります。受付が工場まで聞きに行く往復が減り、お客様を電話口で待たせる時間も短くなります。固定電話の番号や電話機を替える必要はなく、着信の情報を画面で共有する仕組みです。

受付と工場で同じ着信を見る整備工場の場面

複数台同時表示が効くのは、電話を受ける人と答える人が別の場所にいる店です。よくある場面を挙げます。

• 作業中の車のお客様から「何時ごろ終わりますか」と電話が来る。工場のタブレットで名前を見た整備士が、受付に終わりの時間を伝える
• 見積の返事の電話が来る。工場長が自分のタブレットで着信を見て、直接出るかを決める
• 中古車の問い合わせが鳴る。展示場に出ている営業担当が、手元のタブレットで商談中のお客様からだと気づく
• 2階の事務所と1階の受付で、どちらが出るかを着信画面を見て決める

整備士が電話に出られないのは、手が汚れていたり、車の下にいたりするからです。着信の情報が見えるだけで、出なくても「この電話は自分の担当の車の件だ」と受付に伝えられます。取り次ぎの聞き直しも減ります。

中古車販売店では、展示場と事務所が離れている店ほど効果が出ます。週末に展示場で接客している営業担当が、事務所で鳴った電話の相手を手元のタブレットで確かめられれば、商談中のお客様からの電話を取り逃しません。板金塗装の店なら、塗装ブースの外に置いたタブレットで、保険会社からの電話かどうかを見分けられます。

端末の置き方と使い始める手順

何台をどこに置くかは、店の間取りと、誰が電話の用件に答えるかで決めます。小さな整備工場での置き方の例です。

置く場所	端末	主に見る人	見る目的
受付カウンター	パソコン	受付、フロント	電話に出る人の着信画面
事務所	パソコン	事務、店長	請求や見積の作業中に着信を知る
工場の壁	タブレット	整備士、工場長	作業中の車のお客様かどうかを見る
展示場	タブレット	車販の営業	商談中のお客様の電話に気づく

使い始めるときの流れは次のとおりです。

1. 着信を見たい場所と台数を決める
2. 各端末のブラウザでデジクラを開き、ログインする
3. 試しに店の電話に着信を入れ、すべての端末に表示されるかを確かめる
4. 誰が電話に出るかの決まり（受付が出る、2コールで出なければ事務所が出る、など）を決める
5. パソコンではデスクトップ通知を設定し、作業中でも着信に気づけるようにする

複数台で使うときの注意点と向かないケース

複数台に同じ着信が出ると、誰が出るかがあいまいになります。全員が「誰かが出るだろう」と思って、結局誰も出ないということが起こりえます。出る人の順番は、端末を増やす前に決めておいてください。工場にタブレットを置く場合は、油や水がかからない場所に置き、画面の汚れや故障に備えて保護カバーを付けると長持ちします。工場はWi-Fiが届きにくいことも多いので、置く場所で通信がつながるかを先に確かめましょう。スマホでの着信表示はオプションです。整備士が自分のスマホで着信を見たい場合は、オプションの内容と料金を問い合わせてください。受付と工場が同じ部屋で、声をかければ届く距離の店や、スタッフが1〜2人の店では、端末を増やしても効果は小さくなります。

• 出る人の順番を先に決める
• 工場のタブレットは油と水を避けて置く
• 置く場所でWi-Fiがつながるかを確かめる
• スマホでの表示はオプション

DREAM POWERと一緒に使う場合

整備システム・整備ソフトのDREAM POWER（ドリームパワー）を使っている店では、DREAM POWERに登録したお客様の顧客名と電話番号がデジクラの着信画面に出るので、受付でも工場でも、同じお客様の名前を見て電話の相手が分かります。顧客台帳をデジクラ用に二重に作らなくて済みます。作業中の車の進み具合や入庫の予定はDREAM POWER側で管理する情報なので、工場のタブレットでは「誰からの電話か」を見て、作業の内容は工場長が把握している、という分担になります。詳しくはDREAM POWERとの連携をご覧ください。

よくある質問

Q. 今の固定電話の番号や電話機のまま使えますか？

複数台同時表示は、会社の電話への着信の情報をパソコンやタブレットの画面に出す機能です。お使いの回線や電話機によって導入時に確認することがあるので、申し込みの前にお問い合わせください。

Q. スマホでも着信を見られますか？

スマホでの着信表示はオプションで対応しています。標準機能では、パソコンやタブレットのブラウザに表示します。料金はお問い合わせください。

Q. 何台まで同時に表示できますか？

受付、事務所、工場など複数台に同時に表示できます。台数の条件はお問い合わせください。料金の考え方は料金ページにまとめています。

Q. タブレットはどんな機種が必要ですか？

デジクラはブラウザで使うので、インターネットにつながりブラウザが使えるタブレットを用意してください。工場で使うなら、画面が大きめで、カバーを付けられる機種が扱いやすいです。