電話の伝言メモの書き方とテンプレート｜整備工場用の項目（車名・ナンバー・入庫日）

担当者が不在のときにかかってきた電話は、伝言メモで本人に渡すのが基本です。ところが、メモの書き方が人によってばらばらだと、受け取った人はお客様にかけ直して用件を聞き直すことになります。整備工場では、名前と電話番号は書いてあるのに「どの車の話か」が抜けているメモが特に多く見られます。

この記事では、伝言メモに必ず書く項目と書き方のコツ、整備工場向けの項目を足したテンプレートと記入例、用件別の書き方、メールやチャットで伝えるときの文例を紹介します。

電話の伝言メモの書き方｜必ず書く項目

電話の伝言メモに必ず書く項目は、宛先、受けた日時、相手の名前と会社名、折り返し先の電話番号、用件、折り返しの要否、受けた人の7つです。整備工場や板金工場、中古車販売店では、これに「車名とナンバー」を加えた8項目にしておくと、受け取った整備士や営業担当がどの車の話かをすぐに特定できます。書き方のコツは3つあります。1つ目は、用件を「結論」から書くことで、「山田様から電話」ではなく「12か月点検の予約を11月12日午前で取りたい」のように、お客様が何を求めているかを最初に書きます。2つ目は、折り返しの要否を「要」「不要」「お客様からかけ直す」のどれかで必ず書くことです。3つ目は、日時を何時何分まで書くこと。午前中の電話か夕方の電話かで、折り返す順番が変わるからです。この8項目がそろったメモなら、受けた人がその日休んでも、読んだ人がそのまま動けます。

項目	書き方
宛先	誰に読んでほしいかを書きます（工場長、田中、営業の鈴木など）。
受けた日時	11月5日（水）10時42分のように、分まで書きます。
相手	お名前と、法人なら会社名を書きます。漢字が分からなければカタカナで構いません。
折り返し先	電話番号と、つながりやすい時間帯を聞いて書きます。
車	車名とナンバー（下4桁でも可）、色を書きます。
用件	お客様が何を求めているかを、結論から1〜2行で書きます。
折り返し	要（いつまでに）、不要、お客様からかけ直す、のどれかに丸を付けます。
受けた人	自分の名前を書きます。

電話の伝言メモのテンプレート｜整備工場用

電話の伝言メモのテンプレートは、上の8項目を枠付きで印刷し、A6ほどの大きさに切って束にしておく形が使いやすいです。A6はA4の4分の1で、1枚のA4用紙から4枚取れます。枠があると、書く人は空欄を埋めるだけになり、聞き忘れた項目もひと目で分かります。整備工場向けにするなら、用件欄の上に「入庫予約」「車検」「見積の返事」「故障」「部品」「その他」のチェック欄を並べておくのがおすすめです。用件の種類に丸を付けるだけで、受け取った人はメモを読む前に急ぎかどうかを判断できます。さらに「急ぎ」のチェック欄を一番上に置き、故障や事故のときだけ丸を付ける決まりにすると、急ぎのメモが他のメモに埋もれません。下のテンプレートは、このまま表計算ソフトやワープロソフトに写して印刷できる形にしてあります。

欄	記入欄
急ぎ	□ 急ぎ（故障・事故・今日中の返事が要る）
宛先	＿＿＿＿＿さんへ
日時	＿月＿日（＿）＿時＿分
相手	＿＿＿＿＿様（会社名：＿＿＿＿＿）
電話番号	＿＿＿＿＿＿＿＿（つながりやすい時間：＿＿＿）
車	車名：＿＿＿＿　ナンバー：＿＿＿＿　色：＿＿
用件の種類	□入庫予約　□車検　□見積の返事　□故障　□部品　□その他
用件	＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
折り返し	□要（＿時までに）　□不要　□お客様からかけ直す
受けた人	＿＿＿＿＿

記入例（見積の返事）

欄	記入例
急ぎ	丸は付けていません。
宛先	田中さんへ
日時	11月6日（木）14時15分
相手	鈴木様（鈴木工務店）
電話番号	0000-00-1234（夕方以降は携帯 090-0000-5678）
車	ハイエース、ナンバー下4桁 56-78、白
用件の種類	見積の返事
用件	見積のとおり、タイヤ4本の交換で進めてほしい。引き取りは土曜の午前希望
折り返し	要（本日17時までに、引き取り時刻の確認）
受けた人	佐藤

伝言メモの例文｜用件別の書き方

伝言メモの用件欄は、お客様の言葉をそのまま書くより、受け取った人が次にやることが分かる形に直して書くのが基本です。たとえばお客様が「この前の見積、やっぱりお願いしようかと思って。でも土曜しか空いてないんだよね」と話したなら、用件欄には「見積どおり作業を進めたい。来店できるのは土曜のみ」と書きます。話し言葉を全部書こうとすると、メモが長くなるうえに肝心の部分が埋もれます。逆に短くしすぎると、「見積OK」だけでどの見積か分からなくなります。目安は1〜2行、40字前後です。お客様の言い方に気になるところがあったとき、たとえば少し怒っていた、急いでいた、という様子は、用件の後ろに「（少しお急ぎのご様子）」のように括弧で添えると、折り返す人が話し方を準備できます。下に、整備工場と車販店で多い用件の書き方をまとめました。

• 入庫予約の電話なら、「12か月点検の予約希望。11月12日（水）午前。代車不要、待合で待つ」と書きます。
• 車検の電話なら、「車検満了が12月20日。見積だけ先にほしい。代車希望」と書きます。
• 見積の返事の電話なら、「見積のうちブレーキパッドだけ交換、他は次回に。作業開始してよいとのこと」と書きます。
• 故障の電話なら、「走行中にエンジンの警告灯が点いた。今は自宅の駐車場に停めてある。急ぎ」と書きます。
• 部品の電話なら、「注文したドライブレコーダーが入ったか確認したい。入荷していれば取り付けの日を決めたい」と書きます。
• 在庫車の電話なら、「店のサイトに出ていた白のフリードを見たい。土曜の午後に来店希望。下取りあり」と書きます。
• 代車の電話なら、「代車の返却を1日延ばしたい。返却は金曜の夕方に」と書きます。

伝言メモの渡し方と、メールやチャットで伝えるとき

伝言メモは、書いた後の渡し方まで決めておかないと読まれずに終わります。机の上に置くだけでは、他の書類に紛れたり、風で飛んだりします。整備工場なら、担当者ごとの箱や、工場の入口のホワイトボードなど「メモを置く場所」を一か所に決め、置いたら口頭でも「田中さん、メモ置きました」と一声かけるのが確実です。担当者が外出していたり休みだったりするときは、メールや社内チャットで伝える方法もあります。その場合も中身は紙のメモと同じ8項目で、件名に「お客様名」と「用件の種類」を入れておくと、受け取った人が通知を見ただけで内容を判断できます。メールで送るときに困るのは、送ったかどうか、読んだかどうかが分からないことです。急ぎのものは、メールの後に電話でも一言伝えましょう。下はメールやチャットで送るときの文例です。

件名：【伝言】鈴木様（鈴木工務店）見積の返事　本日17時までに折り返し

田中さん、14時15分に鈴木工務店の鈴木様からお電話がありました。ハイエース（56-78）の見積の件で、タイヤ4本の交換で進めてほしいとのことです。引き取りは土曜の午前を希望されています。本日17時までに、引き取りの時刻の確認でお電話をお願いします。電話番号は0000-00-1234、夕方以降は携帯090-0000-5678です。受付 佐藤

紙の伝言メモで起きやすい困りごとと、着信ごとに残すメモ

紙の伝言メモで起きやすい困りごとは、なくす、見落とす、後から探せない、の3つです。付箋は剥がれますし、机の上のメモは見積書の束に紛れます。そして読み終わったメモは、多くの場合そのまま捨てられます。捨てても困らないように思えますが、同じお客様から1か月後に電話が来て「前に伝えたはずだけど」と言われたとき、何を伝えてもらったのかを確かめる手段がなくなります。お客様ごとにノートを作る方法もありますが、電話のたびにノートを探す手間がかかり、続かないことがほとんどです。こうした困りごとをまとめて減らすのが、電話の着信ごとにメモを残す方法です。日本カーネットのデジクラには顧客対応メモの機能があり、電話を受けた画面でそのままメモを書けます。メモは着信ごとに履歴として残るので、次に同じお客様から電話が来たとき、前回のメモが画面に出ます。

伝言を受け取る側も、画面を開けば誰からどんな電話があったかが分かるので、メモを置く場所を探す必要がありません。使い方の詳しい流れは顧客対応メモの使い方で紹介しています。折り返しが必要な電話に印を付けて、誰がかけ直すかを決める機能もあります（折り返しフラグの使い方）。整備・車販の業務システム DREAM POWER に登録したお客様なら、顧客名と電話番号がそのまま着信画面に出るので、メモを書くたびにお客様の名前を打ち込む必要はありません。

よくある質問

Q. 伝言メモに書く項目で、一番抜けやすいのはどれですか？

整備工場では「車」と「折り返しの要否」が抜けやすい項目です。家族で何台も持っているお客様の場合、車が書いていないと整備士がどの車の話か分からず、お客様にかけ直すことになります。テンプレートに欄を作っておけば、空欄で気づけます。

Q. 伝言メモは手書きとメールのどちらがよいですか？

担当者が店にいるなら手書きのメモを決まった場所に置き、一声かけるのが確実です。外出や休みのときはメールや社内チャットで送り、急ぎのものは電話でも伝えます。どちらの場合も、書く項目は同じにしておくと読み手が迷いません。

Q. 読み終わった伝言メモは捨ててもかまいませんか？

用件が済んだものは捨ててかまいませんが、見積の返事や作業の承諾のように後で確認が要りそうな内容は、お客様ごとに残しておくと安心です。紙で残すのが大変なら、着信ごとにメモを残せる仕組みを使う方法もあります。