着信をデスクトップに通知する着信ポップアップ｜業務ソフトを開いたままでも着信に気づく

事務所のパソコンで見積書を作っているとき、電話が鳴ったら、まず電話機の小さな画面をのぞき込みます。番号を見ても誰か分からず、そのまま出て「どちら様ですか」と尋ねることになります。日本カーネットのCTI「デジクラ」のデスクトップ通知は、パソコンで別のソフトを開いていても、画面の端に着信とお客様の名前をポップアップで出す機能です。作業中の画面を閉じたり切り替えたりしなくても、誰からの電話かが分かります。この記事では、着信ポップアップで何が変わるのか、整備工場や板金工場、車販店での使い方、設定の手順と注意点を説明します。

デスクトップ通知（着信ポップアップ）で分かること

デスクトップ通知とは、電話の着信と同時に、パソコンの画面の端に小さな窓（ポップアップ）を出し、誰からの電話かを知らせる機能です。デジクラはブラウザで使うCTIで、デスクトップ通知は月額9,800円～（税別）の標準機能に含まれます。通知が役に立つのは、デジクラの画面を開いたまま作業する人がほとんどいないからです。事務所のパソコンでは、見積や請求の業務ソフト、メール、表計算などが前面に出ていて、CTIの画面は後ろに隠れています。そのままでは、着信画面に顧客名が出ていても気づけません。デスクトップ通知があれば、作業中の画面の上に「○○様から着信」と出るので、手を止めずに相手が分かります。出るか、作業を区切ってから折り返すかを、電話機の前に行く前に決められるようになります。

整備工場・板金工場・車販店での着信ポップアップの使いどころ

自動車業の事務所では、パソコンで作業しながら電話を受ける場面がとても多くあります。着信ポップアップが役立つのは、たとえば次のような場面です。

• フロントで見積書を作っている最中に、別のお客様から車検の予約の電話が鳴る
• 事務員が請求書の締めをしているときに、取引先の部品商から電話が来る
• 中古車の在庫を掲載サイトに載せる作業中に、問い合わせの電話が鳴る
• 店長が月末の数字を見ている間に、商談中のお客様から電話が来る

1日に何十本も電話を受ける店では、着信のたびに業務ソフトから目を離すと作業が途切れます。ポップアップで名前を見て「この電話は自分が出る」「担当の○○さんに任せる」と即座に分けられると、作業の途切れが減ります。

板金塗装の店でも事情は同じです。事故車の見積をパソコンで組んでいるときに、保険会社やお客様からの電話が続けて入ると、そのたびに見積の画面から離れることになります。ポップアップで相手が分かれば、保険会社の電話は先に出て、急ぎでない電話は見積が一段落してから折り返す、という判断がその場でできます。

業者からの電話とお客様の電話を見分けたい場合は、着信タグと組み合わせると、ポップアップの段階で区別しやすくなります。

デスクトップ通知を使い始める手順

デスクトップ通知を使うときの流れです。細かな設定はパソコンの環境によって変わるため、導入時の案内に沿って進めてください。

1. 着信を知らせたいパソコンで、デジクラをブラウザで開いてログインする
2. 導入時の案内に沿って、そのパソコンで通知を受け取るための設定をする
3. 試しに店の電話に着信を入れ、画面の端にポップアップが出るかを確かめる
4. 通知が出たら、クリックして着信画面を開き、顧客情報やメモを確かめる
5. 通知を受けるパソコンを、受付、事務所、店長席など、必要な台数だけ同じように設定する

受付と工場など、複数の場所で同じ着信を見たい場合は複数台のパソコン・タブレットに同時表示するの記事もあわせてご覧ください。

通知を見逃さないための注意点と向かないケース

デスクトップ通知は、パソコンの設定しだいで出なくなることがあります。いちばん多いのは、パソコンの通知をまとめて止める設定（集中モードなど）が入っていたり、ブラウザを閉じてしまっていたりして、ポップアップが出ない例です。朝パソコンを立ち上げたら、デジクラを開いたままにしておくことを店の決まりにしておきましょう。また、Windowsの更新やブラウザの更新の後に、通知の設定が変わることもあります。月に1回は、試しに着信を入れて通知が出るかを確かめましょう。数秒で済みます。パソコンを持たず、電話機だけで受付をしている店や、作業のほとんどが工場の中でパソコンの前にいる時間が短い店では、デスクトップ通知の出番は少なくなります。その場合は、工場に置いたタブレットで着信を見る方法を考えてください。

• パソコンの通知をまとめて止める設定が入っていないか確かめる
• デジクラを開いたブラウザを閉じない
• 更新の後は、試しの着信で通知が出るかを見る

DREAM POWERと一緒に使う場合

整備システム・整備ソフトのDREAM POWER（ドリームパワー）を同じパソコンで使っている店では、DREAM POWERで見積や伝票の作業をしている最中でも、デスクトップ通知で着信が分かります。DREAM POWERに登録したお客様の顧客名と電話番号がデジクラの着信画面に出るので、ポップアップにも登録済みのお客様の名前が出ます。顧客台帳をデジクラ用に作り直す必要はありません。電話の用件が入庫の予約や見積の確認なら、そのままDREAM POWERの画面で車両や作業の情報を確かめて答える、という流れになります。詳しくはDREAM POWERとの連携をご覧ください。

よくある質問

Q. スマホにも着信を通知できますか？

スマホでの着信表示はオプションで対応しています。標準機能では、パソコンやタブレットのブラウザで着信と顧客情報を表示します。オプションの料金はお問い合わせください。

Q. 業務ソフトを全画面で使っていても通知は出ますか？

デスクトップ通知は、他のソフトを開いていても画面の端に表示されるように作られています。パソコン側で通知を止める設定が入っていると出ないので、導入時に設定を確かめてください。

Q. 何台のパソコンに通知を出せますか？

受付、事務所、店長席など、複数台のパソコンやタブレットに同時に表示できます。台数の条件はお使いの環境によって変わるので、料金ページをご覧のうえ、お問い合わせください。