営業電話の断り方と見分け方｜整備工場・板金工場・車販店にかかる営業電話の例文

整備工場や板金工場、中古車販売店の代表番号には、お客様からの電話と同じくらい営業電話がかかってきます。広告の掲載、電気料金の見直し、求人媒体、在庫車の買い取りなど中身はさまざまで、受付が1人の店では、営業電話に5分取られている間にお客様の電話が話し中になることもあります。

この記事では、角を立てずに短く終わらせる営業電話の断り方を場面別の例文で紹介し、自動車の店によくかかってくる営業電話の例と見分けるヒント、着信拒否を使うときの注意点もまとめました。

営業電話の断り方の基本

営業電話の断り方の基本は、用件を確かめたうえで「必要ありません」と短く、はっきり伝え、理由は言わないことです。理由を言うと「それでしたらこちらのプランなら」と話を続ける糸口を与えてしまうため、「検討します」「また今度」といったあいまいな返事も避けます。口調は丁寧なままで結構です。強く言う必要はありません。断る言葉が丁寧でも、内容がはっきりしていれば相手は次の会社に移ります。整備工場や板金工場、車販店の受付は、「社長はいらっしゃいますか」と聞かれると取り次ぐべきか迷いがちですが、まず「どのようなご用件でしょうか」と用件を聞くのが先です。用件を聞いて営業と分かった時点で受付が断ってよい、と店長が決めておけば、受付は迷わずに済みます。目安として、営業と分かってから1分以内に電話を終えることを目指すと、お客様からの電話を取りこぼしにくくなります。

言い回しは3つで足ります。

• 「申し訳ございませんが、弊社では必要ございません。」
• 「せっかくですが、今回は見送らせていただきます。」
• 「今後のご連絡はご遠慮いただけますでしょうか。」

営業電話の断り方の例文｜場面別

営業電話の断り方は、相手の切り出し方によって最初の一言を変えると短く終わります。よくあるのは、社長や責任者を名指しで呼び出す電話、会社名や用件をはっきり言わない電話、一度断ったのに何度もかかってくる電話、資料だけでも送らせてほしいと粘る電話の4つです。どの場面でも共通するのは、受付がその場で判断できる範囲を店として決めておくことです。「社長宛ての電話は用件を聞いてから取り次ぐ」「営業と分かったら受付が断ってよい」「仕入先と保険会社は必ず取り次ぐ」の3つを決めておけば、受付は相手の勢いに押されずに済みます。下の例文は短めです。電話の横に貼って使えます。

社長や責任者を名指しで呼び出されたとき

• 「恐れ入りますが、どのようなご用件でしょうか。」
• 「ご用件を承って、こちらから申し伝えます。」
• 用件が営業と分かったら：「申し訳ございませんが、そのようなご案内は弊社では必要ございません。」

会社名や用件をはっきり言わないとき

• 「失礼ですが、御社名をもう一度お願いできますか。」
• 「どちらの件でのご連絡でしょうか。」
• それでも言わないとき：「ご用件が分かりかねますので、お取り次ぎはいたしかねます。失礼いたします。」

何度もかかってくるとき

• 「以前にもお断りしております。今後のお電話はご遠慮いただけますでしょうか。」
• 「御社の連絡先の一覧から、弊社を外していただけますか。」

資料だけでも送りたいと言われたとき

• 「資料も結構です。必要になりましたらこちらからご連絡いたします。」

「担当者は不在です」と言って逃げる断り方もよく使われますが、相手は「では何時ごろお戻りですか」と次の約束を取りに来ます。必要ないものは必要ないと伝える。結局はそれが一番早く終わります。

整備工場・板金工場・車販店にかかってくる営業電話の例

整備工場や板金工場、中古車販売店にかかってくる営業電話は、店の固定費を下げる提案、集客や採用の提案、在庫車や設備に関わる提案の3種類に大きく分けられます。どれも「お店の経費が下がります」「お客様が増えます」という切り出しで始まることが多く、最初の30秒ではお客様の電話と区別しにくいのが厄介なところです。見分けるヒントは、こちらの名前や車の話がまったく出てこないこと、「ご担当者様」「責任者様」と名前を言わずに呼び出すこと、会社名を早口で言うことの3つです。お客様は違います。「○○さんいますか」「先日の車の件で」と、具体的な話から入ります。下の表は、自動車の店によくかかる営業電話の切り出し方と、見分けるときの手がかりを並べたものです。

種類	よくある切り出し	見分ける手がかり
電気料金・通信費の見直し	「お店の電気代が安くなるご案内です」	契約先を名乗らず、「今の請求書はお手元にありますか」と聞いてくる
広告・ホームページの提案	「地域のお客様を増やすご提案です」	「検索で上に出す」「無料で掲載」と言い、費用の話を後に回す
求人・人材の紹介	「整備士の採用でお困りではないですか」	求人を出していないのに採用担当者を呼び出す
在庫車・事故車の買い取り	「お店の在庫を高く買い取ります」	車の名前を出さず、在庫全体の話をする
設備・機器のリースや買い替え	「リフトや診断機の入れ替えのご案内です」	今の機器の型番や年式を聞き出そうとする
不動産・投資の案内	「社長様に節税のご案内です」	社長の名前を知らず、肩書だけで呼び出す

逆に、断ってはいけない電話もあります。部品商や仕入先、保険会社、ローン会社、リース会社、オークション会場、運輸支局や検査場からの連絡は、営業のように聞こえても仕事の連絡です。こうした相手の会社名をマニュアルの裏に一覧で書いておくと、新人が誤って断る事故を防げます。迷ったら断らずに用件を聞いて折り返す。これを受付の決まりにしておけば大きな失敗にはなりません。

営業電話の着信拒否の使い方と注意点

営業電話の着信拒否とは、電話機やビジネスフォンの設定、または電話会社の迷惑電話を拒否するサービスを使って、特定の番号からの着信を鳴らさないようにする方法です。何度断ってもかかってくる番号には効果がありますが、会社の電話で使うときは注意が3つあります。1つ目は、営業電話の多くが複数の番号からかけてくるため、1つ拒否しても別の番号でかかってくることです。2つ目は、登録できる番号の数に上限がある機器が多いことです。3つ目は、拒否した番号が実はお客様の会社の代表番号だった、という取り違えが起きることで、法人のお客様が多い店ほどこの危険は大きくなります。着信拒否は「同じ番号から3回以上かかってきて、3回とも断った番号」に絞り、それ以外は出る前に営業と分かる形にしておくのが現実的です。

番号を検索サイトで調べてから出る方法もあります。ただ、鳴っている数秒の間に調べるのは無理です。かかってきた番号を一度調べて営業と分かったら、その結果を店の誰もが次から見られる形で残しておく必要があります。

出る前に営業電話と分かる着信タグ

出る前に分かれば話は早い。CTIと呼ばれる仕組みを使うと、電話が鳴った瞬間にパソコンやタブレットの画面に「誰からの電話か」が表示されます。日本カーネットのデジクラには着信タグ付けの機能があり、一度営業電話だった番号に「営業」と印を付けておけば、次にその番号から着信したとき画面に印が出ます。受付が出るかどうかを選べるうえ、出たとしても最初から断る前提で話せます。タグは営業電話だけでなく、「VIP」「法人」「要注意」など店の事情に合わせて付けられるので、お客様の電話を見分ける目印にも使えます。印は番号に付いて残るため、受付が交代しても同じ番号で同じ説明を聞かされることがなくなります。同じ番号から1日に何度も鳴っているかは当日着信数で分かり、しつこい営業電話を見分ける手がかりになります。使い方は着信タグで電話を分けるで詳しく紹介しています。

営業電話に取られていた時間が減れば、その分を車検のご案内や納車の連絡といったお客様への電話に回せます。登録済みのお客様の名前もあわせて表示されるので、営業電話とお客様の電話の見分けはさらにつけやすくなります。お客様の名前の元になる台帳は、新しく作らなくてもかまいません。整備や車販の業務システム DREAM POWER（ドリームパワー）を使っている店なら、そこに登録済みのお客様の顧客名と電話番号が着信画面に出ます。

よくある質問

Q. 営業電話に「社長は不在です」と答えるのは失礼ですか？

失礼ではありませんが、相手は戻りの時間を聞いて改めてかけてきます。営業と分かった時点で「弊社では必要ございません」と伝えたほうが、電話の回数は減ります。店として受付が断ってよいと決めておくと、受付も嘘をつかずに済みます。

Q. 営業電話は途中で切ってもかまいませんか？

一度はっきり断ったのに話が続く場合は、「お断りいたします。失礼いたします」と言ってから切ってかまいません。黙って切ると、相手が通話の不具合と考えてかけ直してくることがあります。

Q. 営業電話かお客様の電話か分からないときはどうすればいいですか？

用件と会社名、折り返し先の電話番号を聞き、「確認して担当から折り返します」と伝えて切ります。お客様ならその場で困ることはありませんし、営業電話なら折り返しの番号を聞かれた時点で引き下がることも多いものです。

Q. 着信拒否をするとお客様の電話まで止まることはありますか？

拒否した番号からの電話だけが止まるので、他の番号には影響しません。ただし法人のお客様の代表番号を誤って登録すると、その会社からの電話がすべて鳴らなくなります。拒否する前に、自社の顧客の番号でないことを確かめてください。