車検案内はがきの後にかかってくる電話｜車検予約の受け方と聞き漏れを防ぐ項目

車検案内はがきを出すと、その週から電話が増えます。予約したいという電話、費用はいくらかという電話、まだ先なのにもう出さないといけないのかという電話。整備工場の受付にとって、はがきの発送後は一年でも忙しい時期の一つです。車検を受け付けている板金工場や販売店でも事情は同じです。この記事では、車検案内はがきに書いておく内容を整理したうえで、はがきを見てかかってくる電話の受け方と、予約の電話で聞き漏らしやすい項目をまとめます。

車検案内はがきに書いておく内容

車検案内はがきは、お客様に「そろそろ車検です」と知らせ、予約の電話をかけてもらうためのものです。電話を受ける側から見ると、はがきに書いてある内容が足りないほど、問い合わせの電話が長くなります。最低限書いておきたいのは、お客様の名前と車名、ナンバー、車検の満了日、予約の受け方（電話番号と受付時間）、の4つです。満了日を書くのは、2023年1月から車検証が電子化され、券面に有効期間の満了日が載らなくなったためでもあります。お客様が自分で満了日を確かめにくくなったので、はがきの満了日がそのまま頼りにされます。そのほかに、費用の目安、預かりの日数、代車の有無、早めに予約した場合の特典などを載せておくと、電話で同じ質問に答える回数が減ります。費用を載せる場合は、法定費用は車の重さや年式、自賠責保険の改定で変わるので、「目安」と書き添えておきます。

はがきに書く項目の例

• お客様の名前と車名、ナンバー
• 車検の満了日
• 予約の電話番号と受付時間、定休日
• 費用の目安（法定費用と整備費用を分けて）
• 預かりの日数と代車の有無
• 持ち物（車検証、自賠責保険の証明書など）

車検案内はがきの後にかかってくる電話の種類

はがきを見てかかってくる電話は、大きく分けて予約、問い合わせ、断りの3種類です。一番多いのは予約で、「はがきが届いたので予約したい」という電話です。次に多いのが問い合わせで、費用の目安、何時間かかるか、代車はあるか、いつから受けられるか、といった質問が中心です。三つ目は「今回は別のところで受ける」「車を手放した」という断りの電話で、数は少ないものの、台帳を直すために大事な電話です。受付は、電話の最初の一言でどの種類かを聞き分け、予約なら日程を、問い合わせなら答えを、断りなら理由と車の状況を聞きます。どの種類でも、お客様の名前と車を最初に確かめるのは同じです。同じ家に車が2台あると、どちらの車検の話かを取り違えやすいので注意してください。

「いつから受けられるか」への答え方

2025年4月から、車検の有効期間の満了日の2か月前から受けても、次の満了日が変わらなくなりました。それまでは1か月前からでした。「まだ1か月以上先ですが、もう受けて損はないですか」と聞かれたら、2か月前からなら次の満了日は変わらないと答えられます。

車検予約の電話で聞く項目

車検予約の電話で聞き漏らすと困るのは、日程そのものよりも、日程の前後の段取りです。入庫日と時間を聞いたら、代車が要るか、引取や納車が要るか、預かりの間の連絡先はどこか、を続けて聞きます。代車は台数に限りがあるので、予約の時点で押さえないと当日に足りなくなります。気になる症状がないかも聞いておきます。「最近ブレーキで音がする」と事前に分かれば、部品を先に手配でき、預かりの日数が延びずに済みます。最後に、名前、車、入庫日時、代車の有無を復唱して終わります。日付には必ず曜日を付けます。予約の電話は1本あたり3分から5分ほど。はがきを出した週に何十本と続くので、聞く順番を決めておくと受付の負担がずいぶん変わります。

聞く項目	聞き方の例	聞き漏らすと
—	—	—
お客様と車	お名前とお車、ナンバーの4桁をお願いします	別の車の予約になる
入庫日時	ご希望の日とお時間はございますか	作業の段取りが組めない
代車	代車はご入用でしょうか	当日に代車が足りない
引取と納車	お車はお持ち込みでよろしいですか	引取の人手が足りない
気になる症状	最近気になるところはございますか	部品の手配が遅れ預かりが延びる
連絡先	作業中のご連絡はこちらの番号でよろしいですか	追加整備の確認が取れない

はがきを出した週の電話の受け方

はがきは一度に何十通、何百通と出すので、届いた週に電話が集中します。受付が1人の工場では、予約の電話に出ている間に次の電話が鳴る、ということが一日に何度も起こります。対策は三つ。はがきを一度に出さず、地域や満了月で分けて数日ずらして出すこと。予約の受付時間をはがきに書き、作業の手が離せない時間帯を避けてもらうこと。そして、出られなかった電話に当日中に折り返す仕組みを作っておくことです。2本同時に鳴ったときに、どちらを先に取るかを決めておくのも効果があります。デジクラには同時着信のお客様情報の一覧表示があり、鳴っている2本が誰からかを見て出る順番を決められます。

予約の電話を受けたあとにすること

電話を切ったら、すぐ予約表に書き込みます。後回しにすると、次の電話が鳴って忘れます。代車を押さえたら代車の予定表にも書く。部品が要りそうなら、部品の担当に一言伝える。この3つを電話のたびに済ませておけば、入庫当日に慌てることはありません。

車検の問い合わせ電話でよくある質問と答え方

問い合わせの電話で多い質問は、だいたい決まっています。答えを受付の全員で揃えておくと、誰が出ても同じ説明ができます。

「車検はいくらかかりますか」

「お車の重さや年式で法定費用が変わりますので、お車を確認してからお伝えします。軽自動車でしたらおおよそ○万円からです」のように、目安と幅を伝えます。正確な金額は車を見てからになると、最初に言っておくのが大切です。

「何時間かかりますか、預けないといけませんか」

店によって答えが変わります。立ち会いで短時間に終える車検か、預かりの車検か、受付が答えを持っておきます。

「持ち物は何ですか」

車検証と自賠責保険の証明書が基本です。自動車税や軽自動車税の納付の確認は電子化が進み、納税証明書を出さなくて済む場合が多くなっていますが、納付した直後などは求められることもあります。

「代車はありますか」

台数と、空いている日を答えます。予約がまだなら、その場で日程と一緒に押さえてもらいます。

「車検が切れてしまいました」

満了日を過ぎた車は走れません。そのまま運転して来てもらうのではなく、引取に伺うか、仮ナンバー（臨時運行許可）を取る方法を案内します。受付だけで判断せず、工場の責任者に代わるのが安全です。

車検案内はがきの後の電話を、お客様名を見ながら受ける

はがきの後の電話は、ほとんどが登録済みのお客様からです。それでも受付は、毎回「お名前とお車を」と聞き、台帳を探すところから始めています。デジクラ（日本カーネットのCTI）は、着信と同時にパソコンやタブレットのブラウザにお客様名と前回の対応メモを表示するので、名前を聞く前に「○○様、はがきをご覧いただいてありがとうございます」と最初から呼びかけられます。はがきに車検専用の電話番号を載せておけば、着信先の名称表示で車検の電話だと出る前に分かります。はがきのあとに電話で案内する店なら、発信履歴で誰にかけたかを確かめれば、同じお客様に二度かけることもありません。はがきに加えてSMSで案内したい場合、デジクラのSMS送信はオプションで対応しています（料金はお問い合わせください）。費用は料金ページにまとめています（月額9,800円～、税別、別途初期費用）。

車検の満了日や車両、入庫の記録を管理して案内の対象を選ぶのは、整備システムの仕事です。DREAM POWER に登録したお客様の名前と電話番号は、デジクラの着信画面に出せます。詳しくはDREAM POWER 連携のページをご覧ください。

よくある質問

Q. 車検案内はがきはいつ出すのがいいですか？

満了日の2か月前から車検を受けても次の満了日が変わらないので、満了日の2〜3か月前に届くように出しておくと、受けてよい期間に予約の電話を受けられます。予約を早めにもらえれば、代車や作業の段取りも組みやすくなります。

Q. 車検の予約電話で必ず聞くことは何ですか？

お客様の名前と車、ナンバー、入庫日時、代車の要否の4つです。これに引取の要否と気になる症状を足すと、当日の段取りが崩れにくくなります。

Q. はがきを出したのに電話が来ないお客様にはどうしますか？

満了日の1か月前を目安に、電話で案内します。誰にかけたかを記録しておくと、二重にかけたり、かけ忘れたりするのを防げます。

Q. 「今回は他で受けます」と言われたら？

お礼を伝え、差し支えなければ理由と、車を手放したのかどうかを聞きます。手放した場合は台帳を直しておくと、次のはがきの無駄が減ります。