知らない番号からの電話はお客様？会社で電話番号から相手を確かめる方法

知らない番号から電話がかかってきたとき、出るべきか、まず調べるべきか。個人のスマホなら放っておく人も多いでしょう。でも会社の電話は事情が違います。知らない番号の中に、初めてのお客様が混じっているからです。この記事では、電話番号から相手を確かめる一般的な方法を先にまとめ、そのあとで整備工場や板金工場、中古車販売店の電話で「知らない番号」をどう扱うかを書きます。

知らない電話番号の相手を確かめる3つの方法

知らない電話番号の相手を確かめる方法は、大きく分けて三つあります。一つ目は番号の頭の数字を見ること。市外局番から始まれば固定電話、090や080や070なら携帯電話、050ならIP電話、0120や0800ならフリーダイヤルと、かけてきた電話の種類が分かります。二つ目は番号をそのまま検索すること。事業者の番号なら会社のサイトや店舗の案内に載っていることがあり、営業電話や迷惑電話なら、受けた人の書き込みが見つかることがあります。三つ目が自社の台帳を調べること。お客様の電話番号は、検索サイトよりも先に、自社の顧客台帳やスタッフの携帯の連絡先にあるはずです。会社の電話にかかってくる知らない番号の相手を確かめるなら、実は三つ目が一番当たります。順番としては、台帳、番号の形、検索の順で見ていくのが効率的です。

電話番号の頭の数字で分かること

電話番号の頭の数字は、どんな種類の電話からかかってきたかを示しています。総務省が電話番号の使い道を決めており、頭の数字ごとに用途が分かれています。主なものを表にまとめました。

番号の頭	電話の種類	会社にかかってくる主な相手
—	—	—
0＋市外局番（例 03、06、011）	固定電話	法人、個人の自宅、店舗
090、080、070	携帯電話	個人のお客様、外出中の取引先
050	IP電話	事業者、コールセンター、一部の個人
0120、0800	フリーダイヤル	事業者（受ける側が通話料を払う番号）
0570	ナビダイヤル	事業者の窓口
＋から始まる番号	国際電話	海外からの発信

固定電話の市外局番からは、おおよその地域が分かります。近所のお客様かもしれません。0120や0800は、本来は受ける側が通話料を払う番号で、発信に使われるのは事業者の窓口や営業の電話が多い番号です。050はIP電話で、事業者のほか個人が使っていることもあります。携帯電話の090、080、070は個人の可能性が高い番号ですが、会社が社員に持たせている携帯もあるので、取引先の担当者からということもあります。番号の形はあくまで手がかりの一つ。決め手は自社の台帳です。

番号が出ない着信

番号の代わりに「非通知」や「公衆電話」、「表示圏外」と出る着信もあります。非通知は、相手が184を付けてかけたか、回線を通常非通知で契約している場合です。お客様の中には、職場の電話からかけると非通知になる方もいます。出てみて、名乗ってもらったうえで、折り返し先の番号を聞いておくのが無難です。表示の仕組みはナンバーディスプレイが表示されないときの原因で説明しています。

国際電話の番号に注意

＋や010から始まる番号は海外からの電話です。警察庁などは、覚えのない国際電話番号からの着信による詐欺に注意するよう呼びかけています。整備工場や板金工場、中古車販売店に海外から電話がかかる用事はまずありません。心当たりがなければ出ずに、かけ直しもしないのが安全です。

知らない電話番号を検索するときの注意

電話番号の検索は手軽ですが、出てきた情報をそのまま信じないことが大切です。番号を検索すると、会社のサイトや店舗情報のほか、受けた人が営業電話や迷惑電話かどうかを書き込むサイトが出てきます。書き込みは誰でもできるので、内容が古かったり、間違っていたりすることがあります。同じ番号が別の会社に割り当て直されている場合もあります。検索で何も出てこなくても、怪しい番号とは限りません。個人の携帯電話の番号は、ふつう検索しても出てこないからです。当然の話です。つまり、検索で分かるのは「事業者の番号かどうか」と「営業電話として知られているかどうか」までで、個人のお客様かどうかは分かりません。肝心の「うちのお客様かどうか」は、検索では分かりません。

検索で分かること、分からないこと

• 分かる: 会社や店舗の代表番号、窓口の番号
• 分かる: 多くの人が受けている営業電話の番号
• 分からない: 個人のお客様の携帯電話
• 分からない: 番号が変わったばかりの事業者

整備工場・板金工場・中古車販売店にかかってくる知らない番号

整備工場や板金工場、中古車販売店では、知らない番号からの電話の多くが、初めてのお客様か、登録していない番号でかけてきた既存のお客様です。車検の案内はがきを見た家族が、自分の携帯からかけてくる。会社の車を持ち込んでいる法人のお客様が、担当者の替わった別の番号でかけてくる。中古車の掲載を見た方が、初めて問い合わせてくる。どれも、出なければ仕事を逃す電話です。特に中古車の問い合わせは、同じ車を別の店と見比べている方が多く、最初の電話に出なかったというだけで、こちらから折り返したときにはもう別の店で話が進んでいた、ということも起こります。

一方で、広告の勧誘、求人媒体の営業、回線や電気の切り替えの営業も、知らない番号からかかってきます。できれば出る前に見分けたい。それが本音でしょう。

出る前にできる見分け方

• 自社の顧客台帳に番号がないか、検索で探す
• 頭の数字が0120や0800、050なら、事業者からの電話の可能性が高い
• 近くの市外局番や携帯の番号なら、お客様の可能性を考えて出る
• 前に営業電話だった番号は、記録しておいて次から分かるようにする

出たあとで相手が名乗らなかったときの聞き方は、会社名しか名乗らない電話への聞き方にまとめています。営業電話だった場合の断り方は営業電話の断り方と見分け方を参考にしてください。

営業電話の番号を社内で共有する

営業電話は、何度もかかってきます。月曜に事務の人が断った電話に、水曜には別の受付がまた出て、同じ説明を聞かされる。小さな店ほど起きやすい無駄です。一度断った番号は、会社名と用件を一行で書いて、電話機の横の紙かパソコンの共有ファイルに残しておきます。電話機に着信拒否の機能があれば、そこに登録する方法もあります。ただし、取引先の代表番号を間違えて拒否すると大事な連絡を逃すので、登録する前に台帳と見比べてください。

番号の記録は誰が見ても分かる形で

知らない番号への対応を個人の記憶に頼ると、その人が休んだ日に同じことが繰り返されます。番号、相手の会社名か名前、用件、対応した日。この4つを、誰でも見られる場所に残すのが基本です。

自社の顧客台帳と着信を結べば知らない番号が減る

知らない番号を減らすには、検索サイトよりも自社の顧客台帳を着信に結び付けるほうが確実です。お客様の電話番号は、もう台帳の中にあるからです。デジクラ（日本カーネットのCTI）は、着信と同時にパソコンやタブレットのブラウザにお客様名を表示します。登録のない番号ならそのことが分かるので、初めての方として出られます。初めてのお客様の電話は、着信からそのまま顧客登録しておけば、次からは知らない番号ではなくなります。営業電話だった番号には着信タグを付けておけば、次の着信で出る前に分かります。料金は月額9,800円～（税別）で、別に初期費用がかかります。

整備や車販の業務システムでお客様の名前と電話番号を管理しているなら、それを表示に使うと台帳を二重に作らずに済みます。DREAM POWER との組み合わせはDREAM POWER 連携のページで紹介しています。

よくある質問

Q. 知らない番号からの電話には出たほうがいいですか？

会社の電話なら出ることをおすすめします。初めてのお客様の問い合わせである可能性があるからです。ただし＋から始まる国際電話の番号で心当たりがない場合は、出ずにかけ直しもしないほうが安全です。

Q. 電話番号から相手の名前や住所を調べられますか？

事業者の番号なら、会社のサイトや店舗の案内で分かることがあります。個人の携帯電話の番号は、検索してもふつうは出てきません。

Q. 0120や050の番号はすべて営業電話ですか？

すべてではありません。取引先の窓口や、部品商、保険会社などの事業者からの連絡もあります。前回の内容を記録しておくと、次から見分けやすくなります。

Q. 知らない番号に折り返すときはどう名乗ればいいですか？

会社名と自分の名前を言ったうえで、「こちらの番号からお電話をいただいたので、折り返しご連絡しました」と伝えます。詳しくは不在着信に折り返すときのマナーと順番をご覧ください。