着信タグで電話を分ける｜営業電話・VIP・問い合わせを出る前に見分ける

整備工場や板金工場、中古車販売店には、お客様の電話に混じって、広告や回線、求人媒体の営業電話がかかってきます。1本数分でも、作業の手を止めて出るのは負担です。かといって着信拒否を増やすと、取引先やお客様の番号まで巻き込む心配があります。日本カーネットのCTI「デジクラ」の「着信タグ付け」は、着信ごとに印を付けて電話の種類を分ける機能です。この記事では、営業電話の扱いを中心に、タグの付け方と使い分けを説明します。

着信タグ付けの機能とは

着信タグ付けとは、かかってきた電話の1件ごとに「営業電話」「予約」「見積」のような短い印を付け、後から種類で見分けられるようにする機能です。印は短いほど使えます。デジクラでは月額9,800円～（税別、別途初期費用）の標準機能に入っています。タグは着信履歴に残るので、同じ番号からまたかかってきたときに、前回どんな電話だったかを履歴で確かめられます。お客様からの電話にも使えます。たとえば「車検予約」「見積の返事待ち」「VIP」と付けておけば、履歴を見返したときに用件の傾向がひと目で分かります。タグは電話を止める仕組みではありません。鳴った電話を、出る人が判断しやすくするための目印です。着信を拒否したい場合は、電話会社や電話機の側の機能を使います。

営業電話を着信拒否する前に考えること

営業電話を着信拒否する前に、その番号が本当に要らない相手かを考えてください。営業電話の中には、部品商や保険会社など付き合いのある会社の新しい担当者からの電話も混じります。一度拒否すると、その会社からの大事な連絡まで届かなくなります。また、営業電話の多くは別の番号からかけ直してくるので、拒否の設定を増やしても追いつきません。着信拒否は電話会社のサービスや電話機の機能で設定でき、有料のものもあります。デジクラには着信を拒否する機能はありません。代わりに、営業電話の番号にタグを付け、名前の頭に「営業」と入れて登録しておけば、次に鳴ったとき出る前に判断できます。出ない、あとで折り返す、出て短く断る、をその場で選べるのが、拒否との違いです。

整備工場・板金工場・車販店で使う着信タグの例

タグは、自分の店の電話の種類に合わせて決めます。数が多すぎると付ける人が迷うので、最初は6〜8個程度に絞るのがおすすめです。整備工場なら、予約、見積、車検、代車、部品、営業電話のように、受付の後で誰が動くかが変わる単位で分けると使いやすくなります。中古車販売店なら、在庫の問い合わせ、商談中、納車後、営業電話といった分け方が合います。お得意様や法人の取引先には「VIP」、前回の対応で行き違いがあったお客様には「要確認」のように、出る人の心構えが変わるタグも役に立ちます。タグの名前はスタッフ全員で同じ言葉にそろえることが大切です。「見積」と「見積もり」が混ざると、後で探すときに漏れます。

タグの例	使う場面	次に動く人
予約	入庫や点検の予約、日時の変更	受付
見積	修理や板金の見積への返事	工場長、営業
車検	車検の時期や費用の問い合わせ	受付
代車	代車の手配や返却日の相談	受付
部品	部品の入荷確認、部品商からの連絡	工場
営業電話	広告や回線、求人媒体などの営業	出なくてよい
VIP	お得意様、法人の取引先	店長

着信タグの付け方と営業電話の見分け方の手順

営業電話を見分ける手順は、1回目の電話で印を付け、2回目からは出る前に判断する、という流れです。1回目は相手が誰か分からないので、普通に出るしかありません。営業と分かったら、通話の後に着信履歴から「営業電話」のタグを付けます。さらに、着信から顧客登録で、名前を「【営業】○○広告」のように登録しておくと、次に同じ番号から鳴ったときに画面の名前で営業と分かります。お客様の電話も同じで、通話の後に用件のタグを付けておけば、月末に着信履歴をエクスポートし、表計算ソフトでタグごとに並べれば、見積の返事がまだのお客様を拾い出せます。タグを付けるのは電話を受けた人と決めておくと、付け忘れが減ります。

• 1回目の着信：普通に出て、営業かどうかを確かめる
• 通話の後：着信履歴でその着信に「営業電話」のタグを付ける
• 同じ番号を「【営業】会社名」で着信から顧客登録する
• 2回目以降：画面の名前を見て、出るかどうかを決める
• 月に1回：着信履歴をエクスポートし、タグごとに営業電話の件数や見積の返事待ちを見返す

着信タグを使うときの注意点

着信タグの注意点は、付けた分しか役に立たないことです。忙しい日にタグを付けずに済ませると、その日の着信は後から種類で探せません。全部の電話に付けるのが難しければ、「営業電話」と「見積」の2つだけは必ず付ける、のように最低限を決めておくと続きます。また、1回の営業電話だけで番号に「営業」と登録すると、同じ番号から取引先の大事な連絡が来たときに見落とすことがあります。2回目以降で確かめてから登録しても遅くはありません。タグは出る前の判断を助けるもので、出ないと決めた電話が留守番電話にメッセージを残していないかは、着信履歴で確かめてください。着信履歴の記事で見方を説明しています。

DREAM POWERの顧客とタグの使い分け

整備システム・整備ソフト DREAM POWER（ドリームパワー）の利用者なら、そこに登録済みのお客様は顧客名と電話番号がデジクラの着信画面に出ます。お客様は台帳を作り直さなくても名前で表示されるので、デジクラの側で手を入れるのは、主に営業電話や取引先のように整備の台帳には入れない相手です。そうした番号をデジクラで登録し、タグを付けて区別すると、整備の顧客台帳に営業会社の名前が混ざりません。お客様の車両や入庫の記録、見積の中身はDREAM POWERで管理し、着信タグは「どんな電話だったか」の目印として使う、という分担になります。運用の分け方は導入時にご相談ください。DREAM POWERとの連携も参考になります。

よくある質問

Q. デジクラで営業電話を着信拒否できますか？

デジクラには着信を拒否する機能はありません。営業電話の番号に名前とタグを付けて、出る前に見分ける使い方になります。拒否したい番号は、電話会社のサービスや電話機の機能で設定してください。

Q. タグは自分たちで作れますか？

店の電話の種類に合わせて決めて使います。どんなタグを用意すればよいかは、導入の際に店の業務に合わせてご相談ください。

Q. タグを付けると何が分かりますか？

着信履歴をエクスポートしてタグごとに数えると、営業電話がどれくらいあったか、見積の返事を待っているお客様が誰か、といったことが分かります。営業電話が多い時間帯が分かれば、その時間の電話の出方を決められます。