着信時に写真を表示する｜お客様の顔や会社のロゴで人違いを防ぐ着信の名前表示

着信画面に「佐藤様」と出ても、佐藤様が何人もいるお店では、どの佐藤様か分からないことがあります。来店したときの顔は覚えていても、名前と顔が結びつかないという受付の方も多いはずです。日本カーネットのCTI「デジクラ」は、登録したお客様に写真を1枚ひもづけ、着信したときに名前と一緒に表示できます。この記事では、通話相手写真で何が防げるのか、整備工場や板金工場、中古車販売店でどんな写真を登録すると役に立つのか、登録の手順と、写真を扱うときに必ず守りたい注意点を説明します。

通話相手写真で分かること・防げること

通話相手写真とは、デジクラに登録したお客様1件ごとに写真を1枚登録しておき、着信と同時に顧客名と並べて表示する機能です。月額9,800円～（税別）の標準機能に含まれます。いちばんの効き目は人違いの防止です。地方の整備工場では、同じ地区に同じ名字のお客様が10軒以上いることも珍しくありません。名前と電話番号だけでは区別しにくくても、写真が出れば「先週オイル交換に来た、あの佐藤様だ」と思い出せます。写真は人の顔に限りません。法人のお客様なら会社のロゴや看板、個人のお客様なら本人の了解を得た顔写真を登録しておけば、受付が出る前に相手を思い浮かべられます。顔と名前が一致していると、電話の第一声が「いつもありがとうございます」と自然に出ます。

整備工場・板金工場・車販店で登録すると役立つ写真

どんな写真を登録するかは、店とお客様の関係で決めます。登録の例を挙げます。

• 常連の個人のお客様：来店時に本人の了解を得て撮った顔写真
• 法人のお客様：会社のロゴ、看板、事務所の外観
• 協力業者や部品商：担当者の名刺やロゴ（業者からの電話を見分けやすくなる）
• レッカーや保険の代理店：会社のロゴ

登録できる写真は1件につき1枚です。何を1枚に選ぶかを店で決めておくと、登録する人によってばらつきません。個人のお客様の顔写真は、了解をもらいにくい場合もあります。その場合は無理に登録せず、名前と顧客対応メモで区別する方法を選んでください。写真が無くても、着信画面には顧客名とメモが出ます。

写真が効く電話の場面

写真が役に立つのは、名前だけでは用件がつながらない電話です。たとえば、同じ名字のお客様が2人いて、片方は車検の見積、もう片方は代車の返却日の相談をしている場合、名前だけで出ると話を取り違えるおそれがあります。写真が出ていれば、どちらのお客様か迷いません。

中古車販売店なら、店頭で商談した若いご夫婦と、同じ名字の年配のお客様を見分けたいときに効きます。商談したスタッフが不在でも、写真を見た別のスタッフが「先日ご来店いただいた方ですね」と応じられます。部品商や協力工場からの電話も、ロゴが出ればお客様の電話と区別でき、急ぎかどうかの判断が早くなります。

通話相手写真の登録と使い方の手順

写真は、お客様の情報を登録するときに一緒に登録するか、後から追加します。大まかな流れは次のとおりです。

1. 写真を登録するお客様を決め、個人の顔写真なら本人の了解を得る
2. パソコンやタブレットに写真を用意する（顔や看板が分かる大きさに切り抜く）
3. デジクラの顧客情報に写真を1枚登録する
4. 次の着信から、名前と一緒に写真が表示される
5. 法人の担当者が替わった、店のロゴが変わったなど、変化があれば写真を差し替える

写真は小さく表示されるので、顔なら胸から上、看板ならロゴの部分だけに切り抜くと見分けやすくなります。暗い写真や遠くから撮った写真は、着信画面では誰だか分かりません。撮り直したほうが早いです。

写真を扱うときの注意点と向かないケース

お客様の顔写真は個人情報にあたります。登録する前に、何に使うか（電話を受けたときにお客様を取り違えないため）を伝え、本人の了解を得てから登録するのが基本です。了解の取り方は口頭でもよいので、誰がいつ了解をもらったかを対応メモに残しておくと、後から確かめられます。登録した写真は、デジクラを使うスタッフ全員の画面に出るので、退職したスタッフのアカウントの扱いや、店の外で画面を開くときの扱いも決めておいてください。また、写真が古くなると逆に人違いの元になります。目安として5年以上前の写真は差し替えを考えましょう。お客様の入れ替わりが激しく、同じお客様から何度も電話が来ない店では、写真を登録する手間に見合う効果は出にくいです。

• 顔写真は本人の了解を得てから登録する
• 防犯カメラの映像の切り出しなど、本人が知らない写真は使わない
• 退会や取引終了のお客様の写真は、顧客情報と一緒に消す

DREAM POWERと一緒に使う場合

整備システム・整備ソフトのDREAM POWER（ドリームパワー）を使っている店では、DREAM POWERに登録したお客様の顧客名と電話番号がデジクラの着信画面に出ます。顧客台帳を二重に作る必要はなく、写真はデジクラの顧客情報に追加する形になります。車両の写真や作業前後の写真など、車と作業にかかわる記録はDREAM POWER側で管理する情報です。着信画面の写真はお客様を見分けるための1枚と割り切ると、どちらに何を入れるかで迷いません。連携の範囲はDREAM POWERとの連携のページで説明しています。

よくある質問

Q. 1人のお客様に写真を何枚登録できますか？

1件の顧客情報につき1枚です。顔写真、会社のロゴなど、お客様を見分けやすい1枚を選んでください。

Q. 写真が無いお客様はどう表示されますか？

写真が無くても、着信画面には顧客名や前回着信日、対応メモなどが表示されます。写真はお客様を取り違えないための補助として使ってください。

Q. 車の写真を登録してもよいですか？

登録はできますが、同じ車種や色のお客様が多い店では見分けにくくなります。人を見分ける目的なら、顔写真か会社のロゴのほうが確実です。車の情報はDREAM POWERなどの業務システムで管理するのがおすすめです。

Q. 写真の表示に追加料金はかかりますか？

通話相手写真は月額9,800円～（税別）の標準機能に含まれます。別途初期費用がかかります。詳しくは料金ページをご覧ください。