会社名しか名乗らない電話、名乗らないお客様への聞き方と例文｜失礼にならない確認

「○○商事ですけど、社長いますか」。会社名しか名乗らない電話や、「この前お願いした者だけど」とだけ言うお客様の電話は、受付にとってやりにくいものです。名前を聞き返すと失礼にならないか、聞かずに取り次いで怒られないか。迷っているうちに会話が進んでしまいます。この記事では、名乗らない相手に名前を聞く言い方と例文を場面ごとにまとめ、整備工場や板金工場、中古車販売店の電話でどう確かめるかを書きます。

会社名しか名乗らない電話はなぜ起きるか

会社名しか名乗らない電話。相手に悪気はないことがほとんどです。かける側は、自分の会社名を言えば通じると思っているか、何度もかけている相手なので名前まで言う必要はないと思っています。取引先の担当者が「いつもの○○です」と言う感覚です。もう一つは営業電話で、こちらは名前を言わずに担当者や社長につないでもらおうとする話し方として、わざと会社名だけで済ませることがあります。どちらの場合も、受付が名前を聞くのは失礼ではありません。取り次ぐ相手に「どなたからか」を伝えられなければ、取り次ぎは成り立たないからです。聞き方さえ丁寧なら大丈夫です。むしろ名前を確かめずに取り次ぎ、社長が電話に出てから「どちら様ですか」と聞き直すほうが、相手にもこちらにも気まずい結果になります。

名乗らない電話の主な3パターン

• 取引先の担当者が、会社名だけで通じると思っている
• 常連のお客様が、名前を言わなくても分かると思っている
• 営業電話で、名前や用件をはっきり言わずに取り次ぎを求めている

こちらが先にフルネームで名乗る

相手に名乗ってもらいやすくする一番簡単な方法は、こちらが先にはっきり名乗ることです。「はい、○○自動車です」だけで出るより、「お電話ありがとうございます。○○自動車、受付の佐藤でございます」と名前まで言うほうが、相手もつられて名前を言いやすくなります。会話は鏡のようなもの。こちらが丁寧に名乗れば、相手も丁寧に返してくることが多いのです。受付が何人かいる店なら、誰が出ても同じ第一声になるよう、電話機の横に書いて貼っておくと揃います。

会社名しか名乗らない相手に名前を聞く例文

会社名しか名乗らない相手には、会社名を復唱してお礼を言い、そのあとで名前を尋ねます。いきなり「お名前は」と聞くより、一度受け止めてから聞くほうが柔らかく聞こえます。基本の形は「○○商事様ですね、いつもお世話になっております。恐れ入りますが、お名前を伺ってもよろしいでしょうか」です。「失礼ですが」「恐れ入りますが」のようなクッション言葉を前に置くと、問い詰める印象がなくなります。名前を聞いたら、取り次ぐ前に用件も一言聞いておきます。「どのようなご用件でしょうか」と聞けば、取引先なら用件を答えてくれますし、営業電話ならここで言葉に詰まることが多いので、見分けにもなります。同じ会社から複数の人がかけてくる取引先なら、部署名も聞いておくと取り次ぎが確かになります。

名前を聞くとき

「○○商事様ですね。いつもお世話になっております。恐れ入りますが、お名前を伺ってもよろしいでしょうか。」

部署や担当も聞くとき

「失礼ですが、どちらの部署の方でいらっしゃいますか。」

用件を聞くとき

「お取り次ぎいたしますので、差し支えなければご用件をお聞かせいただけますか。」

名前を聞き取れなかったとき

「申し訳ございません、お電話が少し遠いようで。もう一度お名前をお願いできますか。」電話が遠いことにする。これで相手の言い方を責める感じがなくなります。

名前を名乗らないお客様への聞き方

お客様が名乗らないときは、「お客様のことを確かめたいから聞く」という姿勢で尋ねると角が立ちません。整備工場や販売店に電話をくれるお客様は、「この前点検に出した者ですけど」「先週見積をもらったんだけど」のように、自分のことを知っている前提で話し始めることがよくあります。ここで「どちら様ですか」とだけ返すと、覚えてもらえていないと感じさせてしまいます。代わりに「いつもありがとうございます。お調べしますので、お名前を伺えますか」と、調べるために名前が要ることを伝えます。名前を聞いても思い出せないときは、車で確かめるのが早道です。「お車はどちらでしたでしょうか」「ナンバーの4桁を教えていただけますか」と聞けば、お客様も答えやすく、こちらも台帳で探しやすくなります。名字だけ分かれば、同じ名字が複数いる場合に車で絞り込めます。

家族の車の電話のとき

整備工場では、車の持ち主とは別の家族が電話をかけてくることもよくあります。「父の車のことなんですけど」と言われたら、かけてきた方の名前と、車の持ち主の名前の両方を聞きます。台帳に載っているのは持ち主の名前なので、持ち主の名前が分からないと探せません。「お車のご名義はどなた様でしょうか」と聞けば自然です。

例文

「お電話ありがとうございます。お調べいたしますので、お名前を伺ってもよろしいでしょうか。」

「ありがとうございます。念のため、お車の車名とナンバーの4桁を教えていただけますか。」

「○○様ですね。先週のお見積の件でよろしいでしょうか。」

名乗らない営業電話の見分け方と断り方

名乗らない電話の中には、営業電話も混じっています。営業電話には、共通する話し方があります。たとえば「社長様いらっしゃいますか」と役職で呼び、名前を出さない。会社名がやけに一般的で、何の会社か分からない。用件を聞くと「ご案内したいことがありまして」とぼかす。こうした電話には、取り次ぐ前に用件をはっきり聞きます。「どのようなご案内でしょうか。担当の者に伝えます」と言えば、相手は用件を言わざるを得ません。そのうえで、要らない案内なら「申し訳ございませんが、ただいま必要としておりません」と短く断ります。詳しい断り方と例文は営業電話の断り方と見分け方にまとめました。

取り次がないほうがいいサイン

• 役職だけで呼び、社長や担当者の名前を言わない
• 用件を聞いても「ご案内」「ご提案」とぼかす
• 会社名を聞き返すと、早口で言い直す
• 「前にお話しした件で」と言うが、社内の誰も覚えていない

整備工場・板金工場・中古車販売店で名乗らない電話を確かめる方法

整備工場や板金工場、中古車販売店では、名乗らない電話の相手を「名前」より「番号」で確かめるほうが早いことが多いです。登録済みのお客様なら、電話番号は顧客台帳に入っています。番号で引けば分かります。

ただ、通話しながら台帳を検索するのは手間です。受付が1人なら、電話を保留にして探すことになり、お客様を30秒、1分と待たせているうちに、工場からは別の用件で呼ばれ、もう1本の電話も鳴り出す、というのが小さな店の受付でよく見る光景です。

日本カーネットのCTI「デジクラ」を使うと、電話が鳴った瞬間に、受付のパソコンやタブレットに登録済みのお客様名が出ます。名乗らない相手でも、登録済みの番号なら出る前に名前が分かり、「○○様、いつもありがとうございます」と最初から呼べます。取引先の会社が複数の番号からかけてくる場合は、電話番号のグルーピングでひとつの会社にまとめておけば、どの番号からかかっても同じ会社名が出ます。営業電話だった番号には着信タグを付けておけば、次から出る前に分かります。月額は9,800円～（税別、別途初期費用）です。

お客様の名前と電話番号を整備や車販の業務システムで管理しているなら、その台帳を表示に使えると二重の入力が要りません。DREAM POWER との組み合わせはDREAM POWER 連携のページにまとめています。

よくある質問

Q. 会社名しか名乗らない相手に名前を聞くのは失礼ですか？

失礼ではありません。名前が分からなければ取り次げないからです。「恐れ入りますが、お名前を伺ってもよろしいでしょうか」とクッション言葉を付けて聞けば、相手が気を悪くすることはまずありません。

Q. 名前を2回聞いても聞き取れません。

「申し訳ございません、念のため漢字を伺ってもよろしいでしょうか」と字を聞くと、音で聞き直すより確かめやすくなります。お客様なら車名やナンバーで確かめる方法もあります。

Q. 「社長いますか」とだけ言う電話には、どう答えればいいですか？

在席の有無を言う前に、「失礼ですが、どちら様でしょうか。ご用件も伺えますか」と聞きます。名前と用件が分かってから、取り次ぐかどうかを決めても遅くありません。

Q. 常連のお客様に名前を聞き返して、気まずくなりました。

「お調べしますので」と、確かめるために聞くことを伝えると角が立ちません。登録済みの番号なら、着信と同時に名前が出る仕組みを使えば聞き返す場面そのものが減ります。